Информационный план руководителя

Для своевременного и полного информирования персонала руководителю необходимо разработать некую общую систему выполнения этой обязанности. В решении этого вопроса практическую пользу руководителю может принести использование информационного плана (или информационного каталога). При наличии у руководителя секретаря или личного помощника в их обязанности должно входить напоминание руководителю, типа «…Сегодня Вы должны проинформировать сотрудников (на основании плана)». Подобного рода мероприятие (информирование) обычно проводится после командировки, совещания и т.д.

Информационный план может служить основой для контроля вышестоящим руководителем правильности доведения информации до нижестоящих подразделений. План окончательно утверждается после обсуждения его с сотрудниками.

Как правило, информационный план состоит из двух частей.

Первая часть информационного плана предусматривает информацию, которая должна периодически доводиться до сведения сотрудников, в том числе:

• общее положение дел, ход выполнения планов;
• объемы производства продукции и услуг;
• положение дел с реализацией товаров и услуг на рынке;
• рыночное позиционирование;
• собственные планы руководителя;
• ожидаемые новые заказы;
• динамика затрат на производство продукции и предоставление услуг;
• производственный брак и жалобы клиентов;
• результаты командировок, выставок и т.д.

Вторая часть информационного плана предусматривает информирование сотрудников в случае возникновения изменений:

• в стиле руководства;
• в организационной структуре управления;
• в кратко-, средне- или долгосрочном планировании;
• в сфере полномочий руководителя или сотрудников.

В информационный план также включаются особые ситуации, возникающие у руководства и затрагивающие сферу деятельности сотрудника. Это могут быть: потеря нескольких клиентов; рост издержек производства; частое отсутствие сотрудников на своих рабочих местах из-за болезни и вытекающие отсюда последствия; задержка платежей клиентов и связанные с этим финансовые проблемы и др.

О таких событиях обязательно информируются сотрудники, важно также получать их консультации.