Введение
Организационная деятельность призвана служить компании и, как все остальные производственные функции, должна соответствовать целям компании. Поэтому цели организации производства являются производными и не должны вступать в противоречие с целями развития самого предприятия.
В общем смысле, цель организации компании состоит в том, чтобы производственные процессы протекали отлаженно, была четкость в работе и во взаимоотношениях подразделений, повышались рентабельность, производительность труда и развивалась конкурентоспособность.
При этом организация выступает как функция и инструмент менеджмента для создания эффективной структуры процессов, обеспечивающих успешное управление компанией. При этом критерием оценки эффективности организации должен стать долгосрочный успех предприятия, который достижим только при условии, что руководству компании или менеджменту удастся воспользоваться относительными преимуществами предприятия перед конкурентами на рынке.
Соответственно, правильная организация вносит решающий вклад в успех компании. Перед организацией стоит задача поиска, отбора и при необходимости замещения производственных факторов для обеспечения отлаженного хода производственных процессов. Следовательно, организация является системой планового регулирования.
Возможно, вам уже приходилось сталкиваться с похожей ситуацией.
Компания по торговле электротоварами «Гармония», работающая на оптовом и розничном рынках, уже некоторое время терпит убытки. По результатам первичного анализа внешний бизнес-консультант выяснил, что компания недаром носит свое название. Руководители и подчиненные больше интересуются улучшением производственного климата, чем оказанием услуг. На вопрос об организационной структуре директор отвечает так: «Ах, организация! За нее отвечает начальник отдела развития, он так любит различные оргструктуры». В остальном директор поддерживает самоорганизацию и развитие командного духа: «Только никакой писанины, и уж точно никаких должностных инструкций».
Спустя несколько дней консультант выявил серьезные недостатки во взаимодействии между сотрудниками и подразделениями. Хотя схема распределения полномочий существует, нет четкости в определении диапазона полномочий сотрудников и непонятно, кто имеет право принимать решение, а значит, несет ответственность за действие или бездействие. По словам одного из руководителей среднего звена управления, действует основное правило «Каждый делает свое дело». Если есть недостатки и ошибки, нужно собраться и обсудить ситуацию.
На практике в компании практически отсутствует понимание экономических взаимосвязей. Товары закупаются по якобы «выгодным» ценам без ведома отдела продаж и в результате часто не имеют спроса и лежат на складе. Приборы и детали, пользующиеся высоким спросом у покупателей, часто «заканчиваются». Раздосадованных клиентов уговаривают подождать. Ксерокс огромной мощности был куплен в спешке. Теперь он простаивает и занимает много места.
Мы видим, что эта компания явно плохо организована. Вы знаете еще примеры подобных компаний?
Когда говорят, что у некой компании хорошая организация, то под этим подразумевают, что в этой компании есть много хорошо согласованных между собой, продуманно созданных правил и процедур, касающихся совместной работы людей, обмена информацией и средствами труда, позволяющими в полной мере без разногласий достичь производственных целей. Ниже, на рис. 1, приводятся варианты разделения общей задачи на подзадачи, а также примеры повторяемых задач.
Иллюстрация. Разделение на подзадачи
Итак, общие правила устанавливают жесткие рамки для производственных процессов. Тем самым достигается ясность: компания стабильна в своей текущей деятельности. Общие правила организации должны быть известны всем сотрудникам. В их обязанности входит следование этим правилам.
Систему правил, действующих от случая к случаю, называют диспозицией. Смысл такого правила — иметь возможность быстро решать предвидимые, но не во всем регулярно повторяющиеся задачи.
Пример
В некой логистической компании прокладывается ежедневный маршрут передвижения. При этом процедура всегда одна и та же. Необходимо определить оптимальный путь по всем пунктам нахождения клиентов. Но поскольку не каждый день надо ездить к одним и тем же клиентам, ежедневный маршрут определяется каждый раз заново. Чем чаще возникают диспозиции, тем скорее, разумеется, будет произведена попытка организационного урегулирования этих процессов.
Понятия организации и диспозиции следует отличать от импровизации. Импровизацией называют незапланированные правила. Она необходима тогда, когда на предприятии возникают неожиданные ситуации или особые случаи.
Примеры
Простой станков, затопление, отключение электричества, болезни, забастовки, сложности в закупке сырья, неожиданные заказы.
При возникновении особого случая сотрудник обязан срочно проинформировать своего руководителя и проконсультировать его, чтобы помочь руководителю принять правильное решение.
В идеальном случае нет ни заорганизованности, ни недоорганизованности: царит организационное равновесие.
Пример
Важной предпосылкой организации в бизнес-школе является проведение занятий. Какие бы программы ни проводились, нужны единые правила: составить расписание, выбрать преподавателя с навыками тренера-консультанта, выделить помещение, обеспечить аудиторию оргтехникой, снабдить слушателей бейджами, заблаговременно раздать специально разработанные учебные материалы и копии презентаций, по итогам занятия заполнить анкету с оценкой преподавателя и качества занятия.
Эти пункты правил могут быть дополнены и изменены, но в целом они являются важным элементом четкой организации учебного процесса. Они могут от занятия к занятию с накоплением опыта совершенствоваться.
При этом может быть установлен стандарт — перечень правил, которые выполняются всегда, и несколько правил, которые выполняются от случая к случаю. Например, некоторые преподаватели любят по старинке использовать проекторы (диспозиция). В отдельных случаях возникает ситуация импровизации: из-за снегопада и транспортных пробок преподаватель опаздывает, и поэтому директору программы приходится проявлять особые качества для «развлечения» слушателей или срочно искать замену преподавателя.
В реальной жизни компании организация, диспозиция и импровизация находятся рядом. Их сочетание позволяет создавать управленческую гармонию, равновесие и порядок.
Вывести общее положение о том, как должны соотноситься общие правила, диспозиция и импровизация, не представляется возможным. Наиболее выгодное соотношение в каждом конкретном случае зависит от вида и размера компании. Чем больше предприятие, тем больше постоянно повторяющихся процессов. Следовательно, нужно заменить на общие правила, в первую очередь, импровизацию, а с ней и диспозицию. Этот принцип называют субституционным принципом организации.
Разделы Порядок и организация — Организационные концепции дадут вам необходимые теоретические основы организационной структуры компании. Вы изучите классические организационные формы и связанные с ними групповые структуры, и помимо прочего поразмышляете о том, является ли команда особой организационной формой (или любое объединение сотрудников представляет собой команду).
Помимо этого будут представлены новые подходы, часть из которых уже была опробована на практике. Мы расскажем о полуавтономных рабочих группах, сетевых структурах, а также виртуальных отделах и предприятиях.
Раздел Тенденции менеджмента позволит ознакомиться с новейшими тенденциями в менеджменте, которые объединяет общая философская основа процессной ориентации. В частности, вы получите представление о таких актуальных концепциях, как «бережливое управление», «управление изменениями» и «интегрированная система менеджмента».
Прежде чем приступить к основам организации, мы рискнем познакомить вас с увлекательной темой, захватившей сейчас умы исследователей менеджмента и нашедшей отклик в кругах менеджеров. Речь пойдет о так называемом хаосном менеджменте, который противодействует усилиям закоренелых формалистов, которых много в организационных отделах компаний, где они пытаются все упорядочить, всем управлять и все урегулировать с помощью инструкций.
Хаосный менеджер видит себя тем, «кто создает в компании рамочные условия, в которых процветает хаос: маленькие гибкие единицы, в миниатюре отражающие организационный принцип компании в целом; свободное согласование целей, интенсивная ротация рабочих мест, открытая и доверительная коммуникация, суверенность сотрудников в вопросах рабочего времени, отказ от почитания статусных символов и идолов. Он задает правила игры, предоставляет ресурсы, остальное отдано хаосу. Его лозунг: «Порядок — это полжизни, но вторая половина — беспорядок"».
Порядок в старом понимании с его строгими организационными процессами и контролем является помехой для спонтанно возникающего в компании порядка, действующего в большинстве случаев неформально и непрозрачно. Значение этого альтернативного мира ясно дает понять, что «служба по уставу» — это инструмент борьбы работодателей. Следовательно, хаосный менеджмент — это отказ от идеи о том, что компания функционирует как часовой механизм, и в любое время можно произвести контроль и расчеты. Вместо этого хаотисты делают ставку на естественную креативность компаний, допуская полупорядок, в рамках которого возможна самоорганизация. Они доверяют силам беспорядка, создающим синергию, и твердо верят в то, что благодаря динамичной обратной связи, получаемой от системы, компания не пойдет вразнос.
Пожелаем вам получить удовольствие от изучения изложенного в данном учебном пособии материала.
Почему мы вообще коснулись темы хаоса?
Чтобы отчасти запутать вас не совсем точными терминами? Нет, в первую очередь потому, что нам хотелось бы представить процесс организации производства как один из элементов комплексного управления предприятием. В заключение процитируем Малика1:
Организуй компанию так, чтобы она, насколько это возможно, могла организовать и регулировать себя.
1 Malik F. Führen, Leisten, Leben. Stuttgart, 2000.