Управленческие процессы при выборе целей

В учебном пособии рассматриваются две задачи, возлагаемые на руководителя в рамках управления с делегированием полномочий и ответственности, а именно постановка целей и контроль.

Для процессов, протекающих между руководителем и подчиненным, характерно разделение ответственности, которое исследуется в базовых учебных пособиях по Гарцбургской модели управления.

Наделенному исполнительской ответственностью сотруднику (или команде, например руководству компании) известны элементы, требующиеся для самостоятельных действий и принятия решений:

1) цель, которой требуется достигнуть,

2) выполняемые задачи и

3) необходимые для этого полномочия, которые адекватны компетенциям исполнителя работ.

На руководителя возлагаются также управленческие задачи, и он несет за их выполнение или невыполнение управленческую ответственность. Рассматриваемые в данном пособии методы постановки целей, задачи контроля являются общими управленческими задачами руководителя (см. рис.).

Определение целей, которых должен достичь каждый сотрудник и каждый руководитель, оказывает большую помощь в планировании развития компании. Согласованные цели вносят существенный вклад в определение будущего компании.

В рамках своей сферы полномочий и ответственности каждый сотрудник действует и принимает решения самостоятельно, поэтому ему следует знать, к какой цели он должен стремиться на своем рабочем месте. Только так можно добиться концентрации деятельности сотрудника на достижении общей цели компании.

Целенаправленное взаимодействие всех направлений деятельности компании повышает конкурентоспособность предприятия. В то же время поставленные цели формируют стандарты контроля каждого из работников. Поэтому формулировки целей должны быть однозначны и по возможности содержать конкретные цифры. Установленные цели необходимо постоянно контролировать и приводить в соответствие с изменяющимися фактическими условиями.

В зависимости от запланированного результата цели различаются по решаемым задачам и по управленческому поведению.

Цели по решаемым задачам касаются результатов профессиональной деятельности сотрудника. Они по возможности должны быть достижимыми, измеримыми и контролируемыми.

Цели по управленческому поведению призваны улучшить исполнительскую дисциплину, управленческие навыки и поведение. В этом случае необходимо обсудить с сотрудником, каким образом будут оцениваться его поведение и достижение поставленных целей.

В идеале постановка целей должна иметь форму целевого соглашения между руководителем и подчиненным. Это соглашение может быть приложением к должностной инструкции или частью описания рабочего места (ОРМ). Кроме этого при быстро меняющейся ситуации на рынке целевые задания могут устанавливаться на определенный срок в письменной форме, но без включения, например, в ОРМ. Так, декан после цикла обсуждений и анализа устанавливает план набора на осень в количестве 50 слушателей в группу МВА. Директор по маркетингу обязан обеспечить достижение этой цели. Здесь целевое соглашение оформляется в виде распоряжения директора с детализацией обязанностей.

Заключив целевое соглашение, руководитель несет перед своими подчиненными особую ответственность. Он должен развивать в подчиненных чувство уверенности в своих силах и вносить элемент доверия в их действия и решения. Если подчиненный уверен в том, что руководитель доверяет ему достижение согласованных целей, то он будет стремиться к решению сложных задач.

Однако целенаправленность усилий сотрудника зависит не только от ясности поставленных целей, но и от его приверженности этим целям (в какой степени сотрудник считает цель своей?), от личного отношения к компании, а также от готовности и желания прилагать усилия для достижения целей (в какой степени сотрудник лично заинтересован в целях и мероприятиях?).

Определение целей компании осуществляется в соответствии с иерархией целей. Оно включает отдельные этапы процесса принятия решений, начиная от общей цели компании, далее через (не ограниченные сроками) цели структурных подразделений и, наконец, до конкретных целей каждой должности в компании.

Целевое соглашение и конкретные цели устанавливают, что ожидается от сотрудника в течение определенного периода (кратко-, средне- и долгосрочные цели). Цель должности не претерпевает изменений. Заданные конкретные цели помогают конкретизировать ее на определенный период. Эти цели представляют собой этапы на пути достижения цели должности.

В управлении, основывающемся на коллегиальном сотрудничестве, достижение целей, закрепленных за должностью в целевом соглашении, обеспечивается контролем со стороны непосредственного руководителя.

На базе принципов Гарцбургской модели управления применяются две основные формы контроля:

• текущий контроль, сопровождающий работу;
• итоговый контроль достижения целей на основе данных, фактов и поведения.

С помощью контроля определяют, успешно ли сотрудники выполнили порученные им профессиональные задачи, отраженные в ОРМ или других письменных документах, и соблюдались ли принципы, закрепленные в основных положениях по управлению, в частности об управленческом поведении (общей инструкции по управлению).

В интересах успешного управления и коллегиального сотрудничества, основанного на доверии¹, в отношении текущего контроля действуют следующие рекомендации:

• контроль руководителя должен поддерживаться самоконтролем сотрудника под личную ответственность последнего. Именно самоконтроль помогает сотруднику оценить результаты своего труда и свое поведение, если он выполняет управленческие функции (т.е. если у него в подчинении имеются сотрудники);
• для надлежащего разграничения своих обязанностей и обязанностей сотрудника руководитель должен исходить из того, что сотрудник справляется со своими задачами и берет на себя исполнительскую ответственность, включая самоконтроль (принцип доверия);
• текущий контроль – это выборочный контроль. Он снижает риск делегирования полномочий и ответственности;
• внутри выборочной проверки нельзя проводить дополнительные выборочные проверки;
• количество выборочных проверок зависит от компетенции сотрудника и его способности к самоконтролю.

Контроль как неотъемлемая управленческая задача руководителя распространяется исключительно на непосредственных подчиненных, на то, как они решают профессиональные и управленческие задачи.

Сотрудник также обладает правом быть проконтролированным, поскольку контроль составляет основу оценки результатов его труда. Контроль утверждает количество и качество выполненных сотрудником работ.

Каждый руководитель должен сам осуществлять возложенный на него контроль подчиненных ему сотрудников. Контроль своих сотрудников нельзя делегировать другим руководителям и коллегам.

Нельзя допустить, чтобы контроль стал помехой производственным процессам. Он должен быть эффективным, т.е. ожидаемый от контроля результат должен оправдывать понесенные в связи с его выполнением затраты.

Меры, принимаемые по итогам проведения контроля, могут представлять собой новые целевые соглашения, поощрение, признание заслуг, критику или в особых случаях устные или письменные предостережения вплоть до предупреждений и принятия организационных мер. Важно, чтобы меры, принятые руководителем, имели объективное обоснование и осуществлялись своевременно и в хорошем контакте с сотрудником.

Понять связь между постановкой целей и контролем достаточно легко: цели создают условия для сравнения плановых показателей с фактическими и, следовательно, для контроля. Без постановки целей контроль вообще невозможен, поскольку отсутствует стандарт. Нередко руководители намеренно отказываются от конкретности в формулировании целей, чтобы таким образом избежать рисков быть обвиненными в неудаче или некомпетентности в вопросах управления.